보고서 작성, 과연 귀찮은 일인가?발스와 샐리 미들톤

지도자가 지도자에게 - 보고서는 삶의 변화를 가져다주는 계획의 일부일 수도 있다.

대부분의 교사들은 보고서를 작성하는 것보다 더 중요한 일들이 산재해 있다고 느낀다. 도대체 보고서에서 무슨 선한 것이 날 수 있단 말인가? 별로 없다. (만약 보고서를 잘 “보관” 하기만 하고 분석하지 않는다면 말이다.)

당신 자신에게 다음과 같은 2가지 중요한 질문을 던져 보라.
- 나는 직원들에게 어떤 보고서를 요구하고 있는가?
- 나는 그들이 보다 큰 성공을 거두도록 하기 위해 보고서를 통해 얻은 정보를 어떻게 사용하고 있는가?
많은 교사들은 그들이 어떤 것을 성취하고자 하는 것에 대해 막연한 개념만을 가지고 있을 뿐이다. 명확히 정의된 목표가 없다면 의도라는 화살은 제멋대로 날아갈 것이 분명하다. “우리가 해냈어” 라든지 “그것은 우리를 올바른 방향으로 인도하지 못했어” 라는 말은 찾아볼 수 없다.

당신과 당신의 교사는 목표를 설정할 필요가 있다.

교사들과 면담하라.
이미 지나치게 빡빡한 당신의 일정 중에라도 개개인의 교사들과의 짧은 면담을 위한 시간을 비워 두고, “올해 당신의 학급에서 어떤 것을 성취하기를 바라고 계십니까” 라고 질문해 보라. 만약 누군가가 3개의 잘 정의된 목표를 포함한 대답을 한다면 그 사람을 향후 당신의 후임자로 보아도 좋을 것이다. 하지만 런 경우보다는 당신이 교사의 대답에 덧붙어 측정 가능한 목표로 그를 인ㄷ해 주어야 할 경우가 훨씬 많을 것이다. 다음과 같은 반응들을 연구해 보라.
교사1 : 더 많은 아이들이 전도되었으면 좋겠어요.
지도자 : 정말 훌륭해요! 올해 그 반에 몇 명이나 새로 나올 것으로 기대하고 있나요?
교사2 : 제가 맡은 어린이들이 영적으로 성장할 수 있다면 좋겠어요.
지도자 : 좋은 생각이에요 그런데 영적 성장의 증거에는 어떤 것들이 있을까요? 성구 암송을 더욱 잘하는 것일까요? 봉사 활동을 활발하게 하는 것일까요? 꾸준한 출석일까요?
교사3 : 저는 아이들이 학급에 와서 신나게 놀면서도 동시에 무언가를 배울 수 있으면 좋겠어요.
지도자 : 정말 멋집니다. 이런 것을 어떻게 측정할 수 있을까요? 아이들이 친구를 데려오는 것으로? 공과 과제를 잘 제출하는 것으로? 복습 게임을 통해서?

목표는 보고서를 중요한 것으로 만든다.
만약 교사에게 있어서 꾸준한 출석과 같은 것들이 단지 희망사항이라면, 출석이 그렇게 될 경우 그는 기뻐할 것이고 그렇게 되지 않는다면 그는 낙심할 것이다. 하지만 만약 그의 목표가 한 분기에 10명의 어린이들이 두 번 이상 결석하지 않는 것이라고 한다면 보고서는 보다 중요한 것이 된다. 그는 어린이가 한 번 결석하면 그와 접촉하고자 할 것이며, 그의 학급을 “놓칠 수 없는” 것으로 만들고자 노력하게 될 가능성이 많다. 각각의 사역자들이 2-3개의 구체적인 목표를 나열할 수 있도록 도와주라. 각자가 한 부씩 복사하여 가지도록 하라. 그러고 나서 보고서를 통해 얼마만큼의 진전이 있는가를 점검하라.
언젠가 우리는 새소식반에 등록한 어린이들 중 50% 이상이 10개의 성구를 암송하고 있게끔 한다는 목표를 설정했던 적이 있다. 우리는 이 목표를 달성한 어린이들을 위한 특별 파티를 약속했다. 우리의 주간 보고서의 암송 요절에는 “3” 혹은 “5” 와 같은 숫자들이 기록되어 있었다. 이들 숫자들은 각각의 어린이들이 그날 몇 개의 성구를 암송할 수 있었는지에 대한 기록이었다.
새소식반에 참석하지 못한 아이들은 주중에 와서 새로운 성구를 받아 가곤 했다. 우리는 목표를 초과 달성할 수 있었는데 그 이유 중 하나는 보고서를 계속 기록함으로 말미암아 언제 인센티브를 제공해야 할지를 알 수 있었기 때문이었다. 보고서는 삶을 변화시키는 목표에 도달하기 위한 계획의 일부라는 점을 교사들이 인식할 수 있도록 도와주라. 가능하다면 교사 혼자서 비밀리에 기록하는 것은 피하는 것이 좋다. 조력자기 이런 일을 도와줄 수 있으며, 교사를 위해 정보를 분석해 줄 수 있을 것이다.

인센티브를 제공하라.
교사들이 그들의 목표에 근접할 수 있게끔 그들에게 아이디어를 제공하라. 예를 들면 꾸준한 출석을 장려하고자 하는 경우, 우리는 때때로 특별 인센티브를 제공하곤 했다. 한 번은 우리가 어린이들에게 이렇게 말했다. “우리가 발견한 사실이 무엇인지 아니? 여러분들 중 아홉 명이 6주 동안 연속해서 이곳에 참석했단다. 그 아홉 명을 위해서 6개의 멋진 스티커가 들어 있는 가방을 준비했어. 하나님에 대해 배울 수 있고, 또 하나님께서 여러분이 어떻게 살기를 원하시는지 배울 수 있기 때문에 새소식반에 계속해서 나오는 것이 참 중요하단다.”
또 언젠가 우리는 이렇게 광고했다. “여러분들을 매주 새소식반에서 만날 수 있어서 너무 좋아요. 이번 달 마지막 주에 새소식반을 할 때는 여러분들 모두에게 선물을 나눠주도록 하겠어요. 하지만 여러분이 매주 이곳에 오는 것은 훨씬 더 좋아요. 그러니까 그런 친구들에겐 이번 달 마지막 주에 두 배로 선물을 주도록 하겠어요.” 이런 아이디어들은 교사들이 쉽게 응용할 수 있는 것들이며, 보고서를 기록하는 것이 그들에게는 중요한 일이 될 것이다.
당신의 사역자들과 집단으로 만날 때, 즉각적으로 보고서를 제출한 모든 사람의 이름을 적은 매력적인 “축하합니다.” 카드를 나눠주도록 하라. 어떤 모임에서 선물 증서나 새로운 교수 도구와 같은 것들을 증정함으로써 신실한 보고자들을 깜짝 놀라게 하라.
보고서를 기록하는 것은 언제나 힘든 일이긴 하지만 사람들이 “기록하라면 잔소리 말고 기록해요” 라는 말 너머에 있는 보고서의 진정한 목적을 볼 수만 있다면 그것은 사소한 일 이상으로 승화될 수 있다. 보고서가 당신과 교사들로 하여금 프로그램을 조정할 수 있게 하라. 그리고 나서 중대한 목표가 초과 달성된 것을 인하여 즐거워하라.